Jeder Kaufmann, egal ob kleines oder großes Unternehmen, ist verpflichtet dem Finanzamt jährlich eine Steuererklärung und eine detaillierte Übersicht der getätigten Handelsgeschäfte abzugeben. Dabei müssen der Jahresabschluss sowie die Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten einen raschen Überblick über die Lage und die Geschäftsvorfälle eines Betriebes ermöglichen. Da die GoB ein über Jahrhunderte gewachsenes Regelwerk sind, findest du keine gebündelten Richtlinien bzw. genaue Definition zur GoB Buchführung. Vielmehr sind die Grundsätze im Handelsgesetzbuch verstreut und leiten sich darüber hinaus aus gelebter Praxis, Rechtsprechung und Wissenschaft ab.

GoB – Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und was unterscheidet GoB von GoBD?

Die Grundsätze der ordentlichen Buchführung bilden die Basis zur Buchführung und Bilanzierung deines Unternehmens. Als allgemeingültiges Regelwerk sind sie zudem die Grundlage für deinen Jahresabschluss. Aus diesem wiederum sind der Erfolg sowie die finanzielle Situation deines Unternehmens ersichtlich. Indem die GoB eine korrekte Buchführung gewährleisten, sollen sie einerseits vor unkorrekten Daten sowie fehlerhaften Informationen im Betrieb schützen und andererseits potenzielle Verluste für Unternehmenseigner und Gläubiger verhindern.

In Zeiten der Digitalisierung sind neben den GoB auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD) relevant. Sie sind das Äquivalent zu den GoB hinsichtlich der elektronischen Buchführung.

Warum du die GoB beachten solltest?

Wie bereits erwähnt, ist in Deutschland jeder Kaufmann nach dem HGB verpflichtet seine Finanzbuchhaltung und Geschäfte gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu führen. Das gilt für alle Geschäftsformen, die sich im Handelsregister eintragen müssen. Als Freelancer oder Kleinunternehmer bist du also von der Pflicht zur Einhaltung der GoB ausgenommen.

Für alle im Handelsregister eingetragenen Geschäftsformen gilt hingegen: Die Einhaltung der GoB ist verpflichtend. Viele Teile der GoB finden sich im HGB, andere sind nicht gesetzlich festgelegt. Sie haben sich über einen längeren Zeitraum in der Praxis ergeben und in der Rechtsprechung eingebürgert. Auch diese – als ungeschriebene GoB bezeichneten – Grundsätze sind obligatorisch und für jeden Kaufmann verbindlich. Im Zweifelsfall empfehle ich dir deine Buchhaltung gemäß den GoB zu führen oder dich bei Unklarheiten von einem Steuerberater beraten zu lassen. Je genauer du dich nach den GoB richtest, desto eher vermeidest du Konflikte mit dem Finanzamt und umso besser ist deine Ausgangslage bei einer möglichen Finanzprüfung.

Thematisch lassen sich die GoB in folgende Teilbereiche gliedern:

• GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im eigentlichen Sinn
• Abgrenzungsgrundsätze
• GoBil – Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung

Die wichtigen Richtlinien für die laufende Buchführung sowie Rechnungsstellung sind im ersten Teilbereich, den GoB, zusammengefasst. Die Abgrenzungsgrundsätze behandeln den Zeitpunkt von Gewinn, Verlust, Aufwendungen und Erträgen. Wohingegen der dritte Teilbereich die korrekte Bilanzierung innerhalb der doppelten Buchführung regelt.

Die wichtigsten Grundsätze habe ich für dich hier zusammengefasst:

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung:

• Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Geschäftsfälle müssen den Tatsachen entsprechen, also wirklich stattgefunden haben. Weiters müssen sie aus den Büchern nachvollziehbar und nachprüfbar sein.- Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss übersichtlich und klar ersichtlich sein. Sachverständige Dritte müssen sich innerhalb einer angemessen Zeit zurechtfinden und die Geschäftsvorgänge nachvollziehen können. Dazu gehört auch das
• Belegprinzip: Alle Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachweisbar sein.
• Grundsatz der Einzelbewertung: Jeder Vermögenswert muss einzeln bewertet werden. In bestimmten Fällen können Gruppenbesteuerungen jedoch zugelassen werden.
• Grundsatz der Einzelbewertung: Jeder Vermögenswert muss einzeln bewertet werden. In bestimmten Fällen können Gruppenbesteuerungen jedoch zugelassen werden.
• Grundsatz der Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig, das bedeutet, sie muss lückenlos sein. Alle Vorgänge, die eine Vermögensänderung bewirken, sind buchführungspflichtig.
• Grundsatz der Sicherheit: Alle Belege müssen rechtskonform archiviert werden. Digitale Belege müssen gemäß den GoBD aufbewahrt werden. Durch eine gute Buchhaltungssoftware kannst du dir Zeit und Nerven sparen. Mit ihr lassen sich sämtliche Belege digitalisieren und GoBD-konform archivieren.

Abgrenzungsgrundsätze:

• Grundsatz der Vorsicht: Dieser Grundsatz bedeutet, dass alle Risiken, Verluste und Vermögenswerte fair und angemessen zu bewerten sind. Im Grunde dient dieses Prinzip der Kapitalerhaltung und als Gläubigerschutz, da Passivposten eher höher und Aktivposten niedriger bewertet werden.
• Realisationsprinzip: Mit diesem Prinzip wird der vorgenannte Vorsichtsgrundsatz umgesetzt. Der Realisationsgrundsatz besagt, dass Gewinne erst dann berücksichtigt werden dürfen, wenn sie tatsächlich realisiert wurden.
• Imparitätsprinzip: Anders als Gewinne beim Realisationsprinzip dürfen nicht realisierte Verluste bereits berücksichtigt werden, sobald sie prognostizierbar sind und nicht erst, wenn sie tatsächlich eintreten. (Rückstellungen) Das Imparitätsprinzip dient ebenfalls dem Vorsichtsgrundsatz.
• Grundsatz der Periodenabgrenzung: Sämtliche Aufwendungen und Erträge sind in dem Geschäftsjahr zu erfassen, dem sie auch wirtschaftlich zugeordnet werden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung:

• Grundsatz der Bilanzklarheit: Die Bilanz muss klar gegliedert und eindeutig sein.
• Grundsatz der Bilanzwahrheit: Natürlich muss die Bilanz auch vollständig und somit wahr sein.
• Grundsatz der Bilanzkontinuität: Die Bilanz muss nicht nur wahr und eindeutig, sondern auch immer gleich (kontinuierlich) gegliedert sein. Das erleichtert auch das Vergleichen der Unternehmensdaten unterschiedlicher Geschäftsjahre.
• Grundsatz der Bilanzidentität: Die Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres muss mit der Schlussbilanz des vorangegangen Jahres übereinstimmen.

Was, wenn du gegen die GoB verstößt?

Die Finanzbuchhaltung ist die Grundlage für Bilanzen und deine Steuererklärung. Als Unternehmer bist du gesetzlich zu einer ordentlichen GoB verpflichtet. Natürlich können in der Praxis immer mal wieder Mängel bei der Buchführung auftreten. Bei kleineren Vergehen oder einzelnen Fehlern wird dir das Finanzamt in der Regel eine Berichtigung ermöglichen, kann aber auch zu deinem Nachteil entscheiden. Um Probleme mit dem Finanzamt von vornherein zu vermeiden, liegt eine ordentliche Finanzbuchhaltung daher jedenfalls in deinem eigenen Interesse.

Wiederkehrende oder größere Verstöße gegen die GoB können dir indessen vergleichsweise schwerwiegende Nachteile einbringen. Das Finanzamt kann dir insbesondere steuerliche Vorteile, wie z. B. das Recht auf Vorsteuer, entziehen oder eine Berichtigung durch Teil- oder Gesamtschätzung vornehmen. Das kann unter anderem eine ungünstige Schätzung der Besteuerungsgrundlage für dich nach sich ziehen. Sollte der Verdacht bestehen, dass du das Finanzamt absichtlich getäuscht hast, winkt dir schlimmstenfalls sogar ein Steuerstrafverfahren. Häufig werden Geldstrafen verhängt, bei schweren Delikten sind auch Freiheitsstrafen möglich.

Viele Betriebe minimieren dieses Risiko, indem sie die Hilfe eines externen Finanzbuchhalters oder eines Steuerberaters in Anspruch nehmen. Für die optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater empfehle ich dir die Nutzung einer GOBD-konformen Buchhaltungssoftware wie z. B. DATEV Pro. Die Kosten einer solchen Investition relativieren sich normalerweise in kurzer Zeit. Die Digitalisierung deiner Buchhaltung bringt dir noch zahlreiche weitere Vorteile und spart dir erfahrungsgemäß jede Menge Nerven.

Nutze meine Expertise als DATEV Buchhalter für dein Unternehmen

Meine langjährige Erfahrung als DATEV Buchhalter ermöglicht mir eine maßgeschneiderte Beratung und Begleitung meiner Kunden. Finanzbuchhaltung und Controlling sind meine Leidenschaft. Wo andere nur langweilige Zahlen sehen, sehe ich Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Strukturen und Arbeitsprozessen. Jeder Betrieb, ob klein oder groß, birgt versteckte Potenziale zur Effizienzsteigerung, nicht selten bei gleichzeitiger Kostenreduzierung. Ich helfe dir diese zu erkennen und umzusetzen.