Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran. Doch die Transformation vom analogen zum digitalen Finanz- und Rechnungswesen ist in den einzelnen Betrieben unterschiedlich stark ausgeprägt. Dabei ist ein hoher Reifegrad in Sachen Digitalisierung besonders erstrebenswert. Denn nur Unternehmen mit hinreichend weit digitalisierten Prozessen können die zahlreichen potenziellen Digitalisierungsvorzüge auch ausschöpfen. Doch warum ist der Reifegrad hinsichtlich der Digitalisierung in Unternehmen so unterschiedlich? Welche Einflussgrößen sind besonders wichtig? Wo verhindern Engpassfaktoren, dass Betriebe von den Vorteilen der digitalen Finanzbuchhaltung profitieren können? Diesen Fragen – und möglicher Antworten – möchte ich mich in diesem Artikel widmen und dabei die Ergebnisse einer aktuellen Studie sowie meine Erfahrungen als DATEV Buchhalter einfließen lassen.

Studie ermittelt Einflussfaktoren für eine reife digitale Buchführung

Während einige Unternehmen bereits in vollen Zügen von den Vorzügen einer digitalen Buchführung profitieren, stehen andere noch ganz am Anfang oder befinden sich noch voll im analogen Zeitalter. Wenn auch in Deinem Betrieb noch nicht alles optimal in Sachen Digitalisierung läuft, dürfte für Dich eine an der Universität Hannover durchgeführte Studie interessant sein. In dieser haben die Autoren untersucht, welche Faktoren für den digitalen Reifegrad im unternehmerischen Finanz- und Rechnungswesen relevant sind. Der digitale Reifegrad ist hier deshalb wichtig, weil nur hinreichend reife Unternehmen potenzielle Vorteile im Kontext der Digitalisierung nutzen können. Grundlage der Studie waren Befragungen und ausführliche Interviews mit 44 Experten aus den Bereichen Controlling, Finanz- und Rechnungswesen. Um allgemeingültige Aussagen zu erhalten, achteten die Autoren auf einen breiten Querschnitt bezüglich Unternehmensgrößen und Branchen. Als Ergebnis konnte die Studie drei Einflussgrößen identifizieren, die zu einer deutlichen Erhöhung des digitalen Reifegrads in Unternehmen führen. Dabei handelt es sich um:

• Homogenität der Systeme
• Investitionen in die Digitalisierung
• hohe Qualität der Daten

Homogenität der Systeme

In manchen Unternehmen kommen parallel die verschiedensten Systeme zum Einsatz. Dabei kann es sich beispielsweise um unterschiedliche Softwarelösungen handeln. Besonders problematisch ist, wenn Daten und Datenformate nicht kompatibel sind genauer gesagt Schnittstellen für einen reibungslosen Transfer fehlen. Inhomogene Systeme verhindern etwa, dass die Controlling-Software auf die Daten der Finanzbuchhaltung zugreifen und diese für Optimierungen direkt nutzen kann. Derartige Systeme bremsen somit das Unternehmen durch Brüche in Medien, Formaten und technischen Anlagen aus. Gleichzeitig erhöhen sie die Komplexität der Struktur der Informationstechnologie in Unternehmen und erschweren eine Automatisierung, aus der Effizienzvorteile resultieren. Harmonisierte Systeme ermöglichen im Gegensatz dazu die gemeinsame Verwendung wichtiger Daten – und zwar unabhängig vom jeweiligen Standort des Nutzers oder dem verwendeten Endgerät. Im Idealfall ist eine derartige Nutzung nicht nur über mehrere Abteilungen hinweg, sondern im ganzen Betrieb sowie auch mit ausgesuchten Partnern des Unternehmens möglich. Als diese Partner kommen, vorwiegend Lieferanten und Geldgeber infrage. Die Homogenität der Systeme ist eine Schlüsselgröße für eine reife digitale Buchhaltung, die dem Unternehmen einen besonderen Mehrwert bietet. Das liegt daran, dass diese nicht nur direkt den digitalen Reifegrad im Finanz- und Rechnungswesen positiv beeinflusst, sondern auch in Verbindung mit anderen Faktoren als eine Art digitaler Katalysator fungiert. Zudem haben hier Unternehmen im Vergleich zu anderen, für den Digitalisierungsgrad relevanten Faktoren einen besonders hohen Nachholbedarf, wie folgende Studienergebnisse zeigen:

• Belege werden digitalisiert (68 Prozent der Befragten urteilten „eher ja“)
• Automatisierung von Routineprozessen (39 Prozent der Befragten urteilten „eher ja“)
• Schnittstellen zu Partnern (34 Prozent der Befragten urteilten „eher ja“)
• Einsatz innovativer Technologien (30 Prozent der Befragten urteilten „eher ja“)
• Homogene Systeme im Finanz- und Rechnungswesen (27 Prozent der Befragten urteilten „eher ja“)

Mögliche Antwortoptionen waren nur „eher ja“, „unentschieden“ sowie „eher nein. Wenn sich diese Resultate verallgemeinern lassen, verfügt also nur gut jedes vierte Unternehmen über hinreichend homogene Systeme. Dementsprechend hoch dürfte die bremsende Wirkung auf eine Digitalisierung mit hohem Reifegrad sein.

Investitionen in die Digitalisierung

Dass Investitionen in die Digitalisierung den digitalen Reifegrad im Rechnungs- und Finanzwesen positiv beeinflussen können, ist wenig überraschend. Immerhin wird aber so deutlich, dass Unternehmen so aus dem analogen Zeitalter hinausgelangen können. Dabei lassen sich sogar bezüglich des Zeithorizonts Aussagen treffen. Prof. Dr. Fabian Lang und Sabrina Funk von der Fakultät für Wirtschaft & Informatik an der Hochschule Hannover gehen davon aus, dass sich der digitale Reifegrad erhöht hat, wenn Unternehmen in den letzten drei Jahren in die Digitalisierung investiert haben. Besonders wichtig dürften hier Technologie- respektive Software-Investitionen sein. Dabei kommt die Homogenität der Systeme als digitaler Katalysator ins Spiel.

Denn wenn die Investitionen so ausfallen, dass dabei die Systemhomogenität sichergestellt ist, profitiert das Unternehmen gleich in doppelter Hinsicht durch einen höheren Reifegrad bei der Digitalisierung.

Hohe Qualität der Daten

Daten, die den Digitalisierungsgrad positiv beeinflussen können, müssen bestimmte Eigenschaften aufweisen. Gemäß der Studie sind hier hauptsächlich vier Faktoren wichtig, nämlich:

• Aktualität
• Strukturiertheit
• Transparenz
• Data Governance

Die Untersuchungsergebnisse zeigen aber, dass diese Daten nicht per se den gewünschten Einfluss haben. Es ist viel mehr als Vorbedingung die Existenz von harmonisierten Systemen notwendig. Unternehmen können auch die wertvollsten Daten nicht richtig gewinnbringend nutzen, wenn eine mangelhafte informationstechnologische Infrastruktur die Verwendung ausbremst oder sogar komplett verhindert. Die Macher der Studie verdeutlichen diese Tatsache durch einen anschaulichen Vergleich: „Wenn man über eine hohe Datenqualität verfügt, jedoch nicht über harmonisierte Systeme, dann ist es so, als ob man ohne ein Auto mit einem Kanister Benzin vor der Garage steht.“

Digitale Fachkompetenz

Auf die digitale Fachkompetenz geht die Studie zwar nicht als eigenen Faktor ein. Die Autoren betonen jedoch, dass geeignete personelle Fähigkeiten für eine erfolgreiche Digitalisierung notwendig sind und sehen auch hier für Unternehmen gegebenenfalls einen Investitionsbedarf. Dabei hängt die digitale Fachkompetenz offensichtlich mit den anderen Einflussgrößen zusammen. Fachkräfte mit ausreichender digitaler Kompetenz sind nicht nur das Ergebnis von Investitionen in die Digitalisierung. Sie sind durch ihr Know-how auch eher in der Lage, eine ausreichende Homogenität der Systeme im Blick zu behalten, sodass die Nutzung hochwertige Daten über alle Bereiche des Unternehmens – und darüber hinaus – möglich ist. Stehen Unternehmen Mitarbeiter mit entsprechender digitaler Fachkompetenz nicht oder nicht kurzfristig – etwa durch vakante Stellen oder noch nicht realisierte Schulungen – zur Verfügung, ist die Investition in externe Fachkräfte erforderlich. Denn die möglichen Vorteile wiegen in der Regel höher als die dadurch verursachten Ausgaben. Als erfahrener DATEV Buchhalter unterstütze ich Dich mit meiner Fachkompetenz bei der Digitalisierung der Buchhaltung und sorge mit meinem Know-how dafür, dass Dein Unternehmen von einem hohen Reifegrad der Digitalisierung profitiert.

Benötigst Du einen erfahrenen DATEV Buchhalter, der Deinem Unternehmen dabei hilft, die Vorteile einer digitalen Buchhaltung auszuschöpfen? Dann kontaktiere mich unverbindlich oder informiere Dich auf meiner Webseite! Gerne beantworte ich alle Deine Fragen und erläutere in einem Beratungsgespräch, wie Dein Unternehmen von meinen Dienstleistungen bei der Buchführung im Allgemeinen und der digitalen Finanzbuchhaltung im Speziellen profitieren kann.

Quelle:
IT Finanzmagazin. „Leg doch den Quittungsblock weg’: Stand der digitalen Transformation im Finanz- und Rechnungswesen“ (https://www.it-finanzmagazin.de/stand-digitale-transformation-finanz-rechnungswesen-110844/).