Derzeit sind die Themen „Energie sparen und Kosten reduzieren“ beinahe täglich ein Gesprächsthema. Ganz gleich ob im privaten oder beruflichen Bereich, fast immer kommt früher oder später die Frage: Wie kann ich meine Kosten senken und Energie sparen? 

Als DATEV Buchhalter und Spezialist für Buchhaltung, Controlling sowie Finanzbuchhaltung ist es mir natürlich immer ein Anliegen so effizient und kostenschonend wie möglich zu wirtschaften. 

Darum habe ich heute einige wirksame Tricks für dich, die deinen Geldbeutel entlasten und gleichzeitig die Umwelt schonen. Auch wenn du einige Tipps vielleicht schon kennst, ist möglicherweise die ein oder andere Anregung dabei, an die du noch nicht gedacht hast. Mit diesen 10 Tipps sparst du jetzt bares Geld im Büro:

1. Verwaltungsaufwand reduzieren
2. Mitarbeiter sensibilisieren
3. veraltete Geräte durch energiesparende Modelle ersetzen
4. Netzanbieter vergleichen
5. Beleuchtung ausschalten
6. Druckkosten sparen
7. Büromaterial günstiger einkaufen
8. Heizung und Klimaanlage effizient nutzen
9. kein Stand-by-Modus 
10. Versicherungen vergleichen

1. Verwaltungsaufwand reduzieren:

In vielen Unternehmen sind die Verwaltungskosten enorm und steigern sich von Jahr zu Jahr. Oft höre ich als DATEV Buchhalter in Meetings: Wir sollten die Verwaltungskosten senken. Dabei haben bisweilen schon unspektakuläre Veränderungen im Arbeitsablauf spürbare Auswirkungen. 

Ein gutes Beispiel ist die Bearbeitung von E-Mails. Richte dir täglich zwei bis drei Zeitfenster ein, in denen du deine E-Mails bearbeitest, anstatt dich ständig durch eingehende Mails aus deinem Arbeitsfluss reißen zu lassen. 15 bis 20 Minuten in der Früh, mittags und kurz vor Feierabend reichen aus, um die Mails zu checken, gegebenenfalls an einen zuständigen Kollegen weiterzuleiten bzw. schnell zu erledigende Anfragen sofort zu bearbeiten. 

Ein gut organisiertes Ablagesystem für analoge und digitale Dokumente erleichtert das Auffinden von Informationen und spart jede Menge Zeit. Farbliche Ordner leisten hier beispielsweise gute Dienste. Alle Dinge im Büro sollten möglichst einen festen Platz haben. So musst du dich nicht immer auf die Suche nach einem Stift, dem Locher oder einem Klebestreifen machen.

Gut sichtbare Checklisten helfen bei sich wiederholenden Tätigkeiten. Auch bei Arbeiten, die von verschiedenen Mitarbeitern erledigt werden, haben sich Checklisten bewährt. 

Halte Teambesprechungen effizient und zieh sie nicht unnötig in die Länge. Wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, besprich zuerst die Themen, die für alle von Bedeutung sind. So können jene Personen, die nicht mehr benötigt werden, wieder zu ihrer Tätigkeit zurückkehren und müssen nicht bis zum Meeting-Ende warten.

2. Mitarbeiter sensibilisieren:

Das Energiemanagement deines Unternehmens ist zweifelfrei Chefsache, trotzdem ist es enorm wichtig, dass alle an einem Strang ziehen. Schaffe darum bei deinen Mitarbeitern Akzeptanz für die notwendigen Maßnahmen zur Kostensenkung. Nur gemeinsam lassen sich die aufgedeckten Energiesparpotentiale wirklich umsetzen. Motiviere deine Mitarbeiter für ein kosten- und umweltschonendes Verhalten, indem sie beispielsweise nicht benötigte Beleuchtung ausschalten, die Klimaanlage nicht voll aufdrehen, den Müll trennen oder die Raumtemperatur absenken.

3. Veraltete Geräte durch energiesparende Modelle ersetzen:

Ein Blick auf deine Büroausstattung kann sich lohnen, insbesondere wenn dein Computer, Drucker oder Kopierer schon etwas in die Jahre gekommen ist. Neuere Modelle sind in der Regel energiesparender, was sich deutlich auf die Stromkosten auswirken wird. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Geräte, wie beispielsweise die Kücheneinrichtung oder ein Klimagerät. Auch wenn energieeffizientere Geräte oftmals teurer sind, rechnet sich die Investition auf Dauer gesehen trotzdem. Vor allem in Hinblick auf die steigenden Energiekosten amortisieren sich die Anschaffungskosten oftmals bereits nach kurzer Zeit. Alte Stromfresser solltest du daher nach und nach durch moderne Geräte ersetzen.

4. Netzanbieter vergleichen:

Vergleiche die Angebote von verschiedenen Netzanbietern für Telefon und Internet, denn hier gibt es gewaltige Unterschiede. Unlimitiertes Datenvolumen, schnelle Datenübermittlung mittels 4G/LTE, Glasfaser oder Kabelinternet, stabile Internetverbindung? Für die unterschiedlichsten Anforderungen gibt es den passenden Tarif. Achte auf die Grundgebühr sowie die Tarifdetails und allfällige Zusatzkosten.

5. Beleuchtung ausschalten:

Gerade in Büroräumlichkeiten ist oft den ganzen Tag das Licht eingeschalten, egal ob es tatsächlich benötigt wird oder nicht. Du kannst ganz einfach Energie sparen, indem du die künstliche Beleuchtung teilweise oder zur Gänze ausschaltest, wenn das Tageslicht ausreichend ist. Energie lässt sich auch mit modernen LED-Leuchtmitteln sparen. Die langlebigen LEDs gibt es in unterschiedlichen Lichtfarben, sodass du dein Büro individuell ausstatten kannst.

Doch auch in gemeinschaftlich genutzten Räumen wie der Küche, dem Flur oder Toiletten wird häufig das Lichtausschalten vergessen. Brennt das Licht den ganzen Tag oder vielleicht zusätzlich in der Nacht, schlägt sich das merkbar auf der Stromrechnung nieder. Mit Bewegungssensoren lassen sich die Stromkosten deutlich senken. 

6. Druck- und Portokosten sparen:

Täglich fallen in unseren Büro tausende Tonnen Papier an. Doch nicht jedes Dokument muss zwingend ausgedruckt werden. Auch wenn das papierlose Büro für viele noch Zukunftsmusik ist, lassen sich hier jede Menge Kosten sparen. Indem du außerdem möglichst viele Lieferscheine, Rechnungen und Briefe per E-Mail verschickst, sparst du neben Papier und Druckkosten auch Portokosten und entlastest zudem die Umwelt. 

7. Büromaterial gezielter einkaufen:

Im Büroalltag benötigen wir täglich unzählige Kleinigkeiten wie Kugelschreiber, Notizblöcke, Papier, Heftklammern, Haftnotizen, Kleber und vieles mehr. Aufs Jahr gerechnet kommt für die Anschaffung von diversem Büromaterial durchaus ein beachtliches Sümmchen zusammen. Vergleiche vor der Bestellung die Preise und nutze verschiedene Aktionen, Sammelrabatte und Skonto, um hier ganz einfach die Kosten zu senken. Indem du den Einkauf verschiedener Abteilungen koordinierst und Sammelbestellungen vornimmst, lassen sich die Materialbeschaffungskosten deutlich reduzieren.

8. Heizung und Klimaanlage effizient nutzen:

Senken lassen sich die Energiekosten auch durch richtiges Heizen und Kühlen. Fenster sollten während der Heizperiode nicht den ganzen Tag gekippt sein, da dies unnötige Heizkosten verursacht. Frische Luft bekommst du am besten durch kurzes Stoßlüften ins Büro, indem du mehrmals täglich die Fenster für 5 bis 10 Minuten komplett öffnest. So kühlt der Raum nicht aus, die verbrauchte Luft wird ausgetauscht und deine Mitarbeiter wieder mit frischem Sauerstoff versorgt. 

In vielen Büros ist es im Winter auch viel zu warm. Bei sitzenden Tätigkeiten ist eine Raumtemperatur von 20 °C bis 22 °C ideal. Ein Absenken der Raumtemperatur von einem Grad senkt die Kosten im Durchschnitt um 6 Prozent. 

Andererseits laufen im Sommer viele Klimaanlagen auf höchster Stufe und kühlen die Büroräume zu stark ab. Sind dann auch noch Fenster und Türen geöffnet, erhöhen sich die Energiekosten umso mehr.

9. Kein Stand-by-Modus: 

So wie beim Verlassen des Raumes das Licht ausgeschaltet werden sollte, sollten einzelne Geräte nach Arbeitsschluss ausgeschaltet werden. Manche Mitarbeiter lassen alle Geräte immer im Stand-by-Modus, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Kopierer, Drucker, Plotter, die Kaffeemaschine und andere Geräte benötigen auch im Stand-by-Modus Energie. Zumindest über Nacht sollten daher alle elektronischen Geräte abgeschaltet werden. Mit Mehrfachsteckerleisten mit einfachen Ein/Aus-Kippschaltern lassen sich direkt alle Geräte mit einem Klick ausschalten.

10. Versicherungen vergleichen:

Zu guter Letzt kann es sich für dich lohnen, einen Blick auf deine Versicherungen zu werfen. Zumindest einmal jährlich solltest du deine Versicherungspolicen durchsehen und prüfen, ob sich deine Ansprüche und Bedürfnisse verändert haben. Als langjähriger DATEV Buchhalter kann ich dir nur empfehlen, die Konditionen und Kosten deiner Versicherungen zu vergleichen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Überprüfe auch die Höhe deiner Versicherungssumme, damit es zu keiner Über- oder Unterversicherung kommt. Hier kannst du unter Umständen ebenfalls ein großes Einsparpotential für dein Unternehmen finden.