Sowohl Papierrechnungen als auch E-Rechnungen können entweder in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Werden diese auf Datenträgern gespeichert, ist sicherzustellen, dass die Unveränderbarkeit bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet ist. Rechnungen müssen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten – unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform archiviert werden. Die Unveränderbarkeit von Rechnungen, die elektronisch aufbewahrt werden, kann z. B. durch ein revisionssicheres elektronisches Archiv, das herstellerseitig keine Eingriffe des Unternehmens in die Daten zulässt, sichergestellt werden.[1]
HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen
Absatz (3)
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist …
Absatz (1)
1. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
OCR ist eine Möglichkeit, um diese Vielfalt an Eingangsrechnungen in ein digitales Format zu bringen und damit die Basis für Automatisierung zu schaffen. Mithilfe von OCR wird Text aus digitalen Bildern ausgelesen. OCR ist zwar momentan das verbreitetste Tool für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen, wird aber gleichzeitig aufgrund einer verbleibenden Fehlerquote als Zwischenschritt gesehen, bis elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnungen) einen höheren Verbreitungsgrad haben. Erhält man von seinem Lieferanten Dateien, die direkt in das Buchhaltungssystem mittels einer Schnittstelle übernommen werden können, ist OCR nicht erforderlich. Alternativ scheint es auch möglich, dass OCR durch Auslesen eines QR-Codes qualitativ wesentlich verbessert werden wird, da im QR-Code Rechnungsinformationen standardisiert auslesbar mitgeliefert werden können.[2]
[1] Deloitte Tax Wirtschaftsprüfungs GmbH, Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen, S. 10
[2] Deloitte Tax Wirtschaftsprüfungs GmbH, Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen, S. 13