Je nach Art deines Unternehmens kannst du deine Finanzbuchhaltung nach verschiedenen Systemen führen. Unter anderem nutzt du entweder die sogenannte Offene-Posten-Buchhaltung oder du verwendest die Hilfsbuchhaltung Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung. Häufig ist insbesondere für kleine und mittlere Betriebe keine gesonderte Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung notwendig. Kleine Unternehmen kennen ihre Kunden und Lieferanten und der Buchungsaufwand der diesbezüglichen Rechnungen hält sich sehr oft in Grenzen. Eine Verwaltung der offenen Posten Liste ohne Umwege über Kreditoren- und Debitorenkonten ist in kleinen und mittleren Betrieben deshalb in vielen Fällen ausreichend. 

Gleichgültig welche Art von Unternehmen du hast, deine offenen Posten solltest du allerdings in jedem Fall im Auge behalten. Denn unbezahlte Rechnungen können sich stark auf die Liquidität deines Betriebes auswirken. 

Finanzbuchhaltung ist nicht dein Ding? Warum nicht einfach einen Fachmann beauftragen? Wenn du Zahnschmerzen hast, gehst du ja schließlich auch zum Zahnarzt und nicht zum Hausarzt. Wende dich an einen erfahrenen DATEV Buchhalter deines Vertrauens und beauftrage einen Spezialisten mit deiner Finanzbuchhaltung. 

Du interessierst dich für Buchhaltung und möchtest mehr erfahren? Dann lies hier weiter und erfahre in diesem Artikel, was man unter Debitoren und Kreditoren versteht, was offene Posten sind, wie sie sich auf deine Finanzbuchhaltung auswirken und warum du unbedingt Ordnung in deiner Offenen-Posten-Liste (OP-Liste) halten solltest.

Welche Bedeutung haben die offenen Posten in Deiner Buchhaltung?

In der Buchhaltung meint man mit einem offenen Posten eine Verbindlichkeit oder eine Forderung, die noch nicht bezahlt ist. Als Unternehmer hast du einerseits Rechnungen deiner Lieferanten zu bezahlen, somit also Verbindlichkeiten. Andererseits stellst du deinen Kunden wiederum Rechnungen aus, womit sich offene Forderungen ergeben. Alle unbezahlten Rechnungen – also sowohl die Rechnungen deiner Lieferanten als auch deine Ausgangsrechnungen deinen Kunden gegenüber – bezeichnen wir in der Buchhaltung als offene Posten. Der Ausgleich der OP-Liste, also quasi die Gegenbuchung in der doppelten Buchhaltung, erfolgt durch Bezahlung, Gutschrift oder Stornierung. 

Folglich ist auch klar: Je pünktlicher deine Kunden offene Rechnungen bezahlen und je weniger unbezahlte Rechnungen ausstehen, desto mehr Geld steht dir für Investitionen oder zur Bezahlung deiner eigenen Rechnungen zur Verfügung. Somit wirken sich die offenen Posten direkt auf die Liquidität deines Unternehmens aus. Insbesondere große Außenstände und schleppende Zahlungen der eigenen Kunden können selbst florierende Unternehmen in echte Zahlungsschwierigkeiten bringen. 

Als Faustregel gilt: Je weniger offene Posten ein Unternehmen hat, desto besser. 

Was ist ein typischer Kreditor und Debitor? Unterschiedliche Fokussierung bei Forderungen und Verbindlichkeiten

Forderungen und Verbindlichkeiten werden in der Buchhaltung als Debitoren und Kreditoren bezeichnet. Deine Kunden sind bis zur Bezahlung der offenen Rechnungen die Debitoren, weil sie dir für erbrachte Dienstleistungen oder Produkte Geld schulden (Debitor = Schuldner). Wohingegen die Lieferanten umgangssprachlich als Kreditoren bezeichnet werden, da sie dir im Grunde genommen Leistungen bzw. Rohstoffe bis zur Bezahlung der Rechnung leihweise zur Verfügung stellen (Gläubiger = Kreditor). Doch nicht nur Lieferanten, auch Vermieter, kreditgebende Banken, dein Steuerberater oder das Finanzamt können als Kreditoren in Erscheinung treten. Als Unternehmer bist du daher immer einerseits Gläubiger und andererseits Schuldner. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig alle unbezahlten Rechnungen unbedingt im Auge zu haben, damit du nicht den Überblick über deine Ein- und Ausgangsrechnungen verlierst. 

Je nachdem, um welche offenen Posten es sich handelt, stehen verschiedene Ziel in deinem Fokus:

1. Fokus bei Forderungen gegenüber Debitoren:

• Überwachung der Zahlungseingänge und Abgleich mit den ausgestellten Rechnungen 
• rechtzeitiges Forderungsmanagement bei ausbleibenden Zahlungen
• Sicherstellung der Unternehmensliquidität

2. Fokus bei Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren:

• Kontrolle vereinbarter Zahlungskonditionen
• Ausnutzung vereinbarter Skonti
• Vermeidung von Zahlungsverzug und damit verbundenen Mahnspesen und Verzugszinsen

Ob du dich für die manuelle Verwaltung der offenen Posten entscheidest oder lieber die Buchungen über die Personenkonten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung vornimmst, hängt einerseits von deinen persönlichen Vorlieben und andererseits von deiner Betriebsgröße ab. Ab einem gewissen Buchungsaufwand ist in jedem Fall eine Trennung in eine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung sinnvoll. 

Aktives Forderungsmanagement – behalte deine Debitorenrechnungen im Auge

Immer wieder verlieren Unternehmer den Überblick über nicht bezahlte Rechnungen. Besonders bei kleinen und mittleren Betrieben wirken sich knappe personelle, zeitliche und/oder finanzielle Ressourcen negativ auf die Umsetzung eines effektiven Forderungsmanagements aus. Das Unternehmen läuft gut, die Kunden sind zufrieden und die Mitarbeiter ausgelastet. Die Lieferantenrechnungen werden rasch und pünktlich bezahlt und alles scheint sich im grünen Bereich zu bewegen. Trotzdem ist zu wenig Geld am Konto, was letztendlich zu Liquiditätsschwierigkeiten führen kann. Das kann unter anderem am mangelndem Forderungsmanagement liegen. Mit einem effektiven Forderungsmanagement verbesserst du den Selbstfinanzierungsgrad deines Unternehmens. Du kannst das Forderungs- und Mahnwesen selbst betreiben oder auch extern z. B. an einen DATEV Buchhalter vergeben.

Jeder Unternehmer freut sich, wenn er Rechnungen ausstellen kann. Noch mehr freut er sich jedoch über bezahlte Rechnungen. Die OP-Liste erfasst alle gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Hier hast du alle wichtigen Informationen zusammengefasst, also Kundenname, Rechnungsnummer und -datum samt Rechnungsbetrag und natürlich das Zahlungsziel. Lass dir nicht zu viel Zeit, fällige Rechnungen bei deinen Kunden einzufordern. Überprüfe regelmäßig – zweckmäßigerweise täglich oder zumindest wöchentlich – deine Zahlungseingänge und gleiche sie mit den ausständigen Rechnungen ab. So kannst du bei Zahlungsverzug nötigenfalls umgehend die erforderlichen Mahnschritte einleiten. Eine konsequente Überwachung der ausständigen Rechnungen und zeitnahes Handeln ist unbedingt erforderlich, willst du dein Unternehmen nicht in Zahlungsschwierigkeiten bringen.

Effiziente Kreditorenbewirtschaftung für mehr Working-Capital

Natürlich musst du neben der Debitoren-Buchhaltung auch den Überblick über deine Kreditoren-Buchhaltung behalten. Zu spät oder nicht bezahlte Rechnungen schaden deinem Ruf und verärgern deine Geschäftspartner. Verlässliche Zahler hingegen haben meist gute Verhandlungspositionen, erhalten häufig bessere Preiskonditionen und können auch in Zukunft mit pünktlichen Lieferungen rechnen.

• Prüfe alle Eingangsrechnungen auf ihre formelle und inhaltliche Richtigkeit 
• Indem du deine Lieferanten pünktlich bezahlst, vermeidest du unnötigen Ärger und förderst zudem das Ansehen und die Bonität deines Betriebes. 
• Nutze allfällige Skonti für mehr Liquidität
• Vermeide Mahnungen und Zahlungsspesen durch fristgerechte Bezahlungen

Je nach Bonität und Verhandlungsgeschick kannst du mit deinen Lieferanten möglicherweise über größere Skonti oder auch längere Zahlungsziele verhandeln und so mehr finanziellen Spielraum für dein Unternehmen erreichen.

Ordne und kontrolliere deine Debitoren und Kreditoren 

Nur wenn du alle Informationen über deine Kunden und deine Lieferanten strukturiert verwaltest und ordnest, behältst du den notwendigen Überblick über die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens. Bei einer chaotischen Anordnung deiner Kreditoren und Debitoren entsteht schnell Unordnung in der Buchhaltung und du bist nicht richtig über den finanziellen Status informiert. Aus diesem Grund ist eine klare und aufgeräumte offene Posten Liste Kreditoren und Debitoren wichtig. Sie ist ein wichtiges Kontroll- und Informationsinstrument.

Schließlich benötigst du die Informationen aus der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung für die unterschiedlichsten Auswertungen deiner Finanzen. Sie liefern dir die Basis für wichtige Kennzahlen deines Betriebes, welche wiederum die Grundlage für strategische Entscheidungen und Liquiditätsplanung darstellen. 

Unterschiedliche digitale Lösungen, wie Rechnungsprogramme, Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme erleichtern dir die Buchhaltungsarbeiten und leisten einen wertvollen Beitrag zu zahllosen Unternehmensentscheidungen. Das unerlässliche Abgleichen der OP-Listen ist dabei zwar nur ein kleiner Teil der täglichen anfallenden Arbeiten, dafür aber umso wichtiger für deinen Cashflow. Weiters darfst du deine Aufbewahrungspflicht nicht vergessen. Sämtliche Belege musst du aus steuerrechtlichen Gründen chronologisch geordnet und gut lesbar für 10 Jahre aufbewahren. Ob in schriftlicher oder digitaler Form spielt keine Rolle.

Halte deine Buchhaltung in Schuss oder bringe sie auf Vordermann

Möchtest auch du deine offenen Posten aufräumen oder brauchst du andere Unterstützung bei deiner Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung? Gerne stehe ich dir mit meinem Fachwissen als DATEV Buchhalter bei sämtlichen Fragen rund um deine Finanzbuchhaltung zu Seite. Kontaktiere mich am besten noch heute und sichere dir deinen persönlichen Beratungstermin.