Die neue Bundesregierung hat sich einige zentrale Ziele gesetzt. Zu den wichtigsten Herausforderungen zählt dabei das Voranbringen der Digitalisierung. Warum? Weil sich durch die Digitalisierung zahlreiche Vorteile realisieren lassen. Im Bereich der Buchhaltung sind wir da zum Glück schon einen großen Schritt weiter. Denn hier ist die Digitalisierung längst kein neuer Trend mehr, sondern bereits fest etabliert. Dennoch gibt es zahlreiche Unternehmen, die noch mitten im analogen Buchhaltungszeitalter feststecken. Sie auch? Schade! Denn dadurch verschenkst du die vielfältigen Vorzüge, die die digitale Buchhaltung bietet. Als erfahrener DATEV Buchhalter helfe ich dir und Ihrem Unternehmen gerne, die enormen Potenziale der digitalen Buchführung auszuschöpfen. Dazu möchte ich skizzieren, was dir die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung alles bringen kann.

Mehr Transparenz durch digitale Buchhaltung

Der vielleicht wichtigste Vorteil der digitalen Buchführung liegt meiner Meinung nach in einer deutlich höheren Transparenz begründet. Diese entsteht vor allem dadurch, dass Buchungssatz und Belegbild durch die Digitalisierung eine Einheit bilden und die Belege nicht mehr auf vielen Regalmetern in irgendwelchen Archivräumen lagern. Warum die Transparenz so wichtig ist? Weil sie eben nicht nur Selbstzweck ist, sondern gleichzeitig auch eine wichtige Vorbedingung für diverse weitere Vorzüge darstellt, die sich daraus ergeben. Ein Beispiel dafür ist etwa eine höhere Effizienz von Prozessen, die wiederum die Produktivität im Unternehmen steigert. Zudem können ganz verschiedene Personengruppen von dieser Transparenz profitieren, beispielsweise:

• Geschäftsführer
• Mitarbeiter
• Investoren
• Kreditgeber

Die Informationen, die diese Personengruppen benötigen, stehen durch die Digitalisierung der Buchhaltung bei Bedarf immer transparent zur Verfügung. Das beschleunigt unternehmensintern Prozesse und kann dafür sorgen, dass Geldgeber Finanzmittel zu günstigeren Konditionen oder überhaupt erst zur Verfügung stellen. Davon profitieren dann letztlich wiederum das jeweilige Unternehmen und seine Eigentümer.

Bessere Entscheidungen dank digitaler Finanzbuchhaltung

Clevere Unternehmer sehen die Buchführung nicht nur als ein notwendiges Übel an, zu dem sie wegen gesetzlicher Vorgaben gezwungen sind. Du benutzt die Daten der Buchhaltung vielmehr, um die Qualität ihrer Entscheidungen zu erhöhen. Damit das möglich ist, sollte die Buchführung aber immer möglichst aktuell und auf dem Laufenden sein. Denn je aktueller die Zahlen sind, umso aussagekräftiger und relevanter sind diese häufig. Gut also, dass sich dank digitaler Buchhaltung zahlreiche Prozesse beschleunigen lassen. Während bei der analogen Buchführung Ihre Mitarbeiter betriebswirtschaftliche Auswertungen oft mühsam und zeitaufwendig per Hand erstellen müssen, genügen nach einer professionellen Digitalisierung wenige Knopfdrücke dafür. Das alles sorgt dafür, dass Unternehmer in der Lage sind, bessere Entscheidungen zu treffen und du auf Basis der aktuellsten Daten zeitnah auf Entwicklungen reagieren können.

Effektivtieres Controlling auf Basis einer digitalisierten Buchhaltung

Nutzt du Controlling für das Unternehmen? Gut, denn so kannst du Prozesse nachhaltig optimieren und unnötige Kosten einsparen. Wenn deine Buchführung aber noch analog abläuft, schöpfst du nicht alle Erfolgspotenziale aus, die damit möglich sind. Denn eine digitale Buchführung kann dem Controlling die notwendigen Zahlen schneller und direkter zur Verfügung stellen. So lassen sich suboptimale Prozesse zeitnah verbessern. Zudem kannst du so Fehlentwicklungen, die sich gerade erst in den buchhalterischen Zahlen andeuten, sofort durch entsprechende Maßnahmen begegnen. Wenn du also vom Controlling als unternehmerisches Werkzeug überzeugt sind, dann solltest du auch den nächsten Schritt gehen und dieses Hilfsmittel in Kombination mit einer digitalen Buchhaltung nutzen.

Nachhaltige Kostenersparnisse durch digitale Buchführung

Digitale Buchhaltung soll die Kosten senken? Sind denn nicht für die Umstellung der analogen auf eine digitale Buchführung im Gegenteil sogar weitere Ausgaben erforderlich? Das ist zwar richtig. Aber diese Ausgaben sind auch das allgemeine Kennzeichnen von lukrativen Investitionen, die später zu höheren Gewinnen oder niedrigen Kosten führen. Sehe deshalb die digitale Buchführung auch als eine solche Art von Investition. Denn viele Kostenfaktoren fallen später durch die Digitalisierung ganz oder teilweise weg. Dazu zählen beispielsweise:

• Archivräume
• Aktenordner
• Drucker
• Porto
• Regale
• Verwaltungspersonal

Durch eine digitale Buchführung benötigst du fortan nicht mehr große Archivräume, in denen sich auf meterlangen Regalen staubige Aktenordner stapeln. Denn nach der digitalen Erfassung musst du Papierbelege nicht länger aufbewahren. Als Speichermedien dienen vielmehr kleine Datenträger oder die Cloud. Fortan kannst du also Mietkosten für die ehemaligen Aktenlager sparen oder bestehende Räumlichkeiten nutzen, um die Kapazitäten Ihres Unternehmens zu erweitern. Das ist deutlich produktiver, als Akten zu lagern. Genauso kannst du bei der Personaleinstellung statt Verwaltungskräfte für das Aktenlager Fachkräfte einstellen, die dir in deinem Kerngeschäft weiterbringen. Weil die Übermittlung an Steuerberater und Finanzbehörden komplett digital funktioniert, sparst du zudem das Geld für Porto oder Kuriere. Durch alle diese und weitere Einsparmöglichkeiten haben sich die Kosten für die Einführung der digitalen Buchführung oft bereits nach kurzer Zeit amortisiert. Danach sparst du dann Monat für Monat nachhaltig bares Geld.

Digitale Buchhaltung ist sicher(er)

Die digitale Buchführung ist in mehrfacher Hinsicht eine sichere Sache. So verhindern passwortgeschützte Datenträger oder Clouds einen Zugriff durch Unbefugte deutlich zuverlässiger als ein Aktenschrank, der höchstens durch ein einfaches Schloss gesichert ist. In Zusammenhang mit DATEV ist die Buchhaltung zudem revisionssicher. Wie sieht es aber mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) aus? Besteht denn auch Sicherheit bezüglich der einzuhaltenden GoB für die Buchführung des Unternehmens? Ja! Das deutsche Bundesministerium für Finanzen hat sogar extra Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für das digitale Zeitalter festgelegt. Die sogenannten GoBD beinhalten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Durch diese auf das digitale Zeitalter abgestimmten GoB für die Buchführung in modernen Unternehmen lassen sich Buchhaltung und alle damit zusammenhängenden Prozesse nicht nur effizient, sondern auch absolut (rechts-)sicher digital gestalten.

Schnelle und flexible Zugriffsmöglichkeiten dank digitaler Buchführung

Bei der analogen Buchhaltung lagern die Buchführungsunterlagen irgendwo zentral in einem Archiv. Wer darauf zugreifen möchte, muss hier vor Ort sein. Bei der digitalen Buchhaltung ist es hingegen ganz einfach, Berechtigten den Zugriff von fast überall auf der Welt zu gestatten. Das ist es etwa mit einem unternehmensinternen Intranet oder via Internet möglich. Das spart nicht nur Zeit, weil der obligatorische Gang ins Archiv entfällt. Mitarbeiter können auch problemlos unterwegs oder im Homeoffice auf die digitalen Buchführungsunterlagen zugreifen. Von dieser Zeitersparnis und höheren Flexibilität profitiert wiederum das Unternehmen. Interessierst du dich für eine Digitalisierung Ihrer Buchhaltung oder hast du noch Fragen – beispielsweise bezüglich möglicher Einflüsse der GoB auf die Buchführung im digitalen Kontext? Dann kontaktiere mich! Als erfahrener DATEV Buchhalter kann ich dir kompetent weiterhelfen, sodass du und dein Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung schon bald profitieren können.