Primäres Ziel der Buchführung ist bekanntlich die lückenlose Darstellung aller in Zahlen ausgedrückten geschäftlichen Vorgänge. Eine Visualisierung dieser Zahlen ist aus rechtlicher Sicht streng genommen nicht vorgeschrieben. Tatsächlich existieren zahlreiche Unternehmen, in denen die visuelle Darstellung von Daten im Kontext der Buchhaltung auch gar nicht stattfindet. Als erfahrener DATEV Buchhalter kann ich dir jedoch versichern, dass eine solche visuelle Veranschaulichung von buchhalterischen Zahlen praktisch für alle Unternehmen sinnvoll ist. Warum das so ist, welche Arten von Tools sich dafür nutzen lassen und welche spezifischen Vor- und Nachteile diese haben, möchte ich in diesem Blogartikel skizzieren. 

Darum solltest du die Buchhaltungsdaten deines Unternehmens visualisieren lassen

Es gibt einige Phrasen, die so abgedroschen sind, dass wir sie fast nicht mehr hören können. Doch einige davon verweisen einfach auf tiefere Wahrheiten und haben sich genau deswegen zu einer Phrase entwickelt. Das gilt etwa für den Satz: „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“ Bezogen auf die Visualisierung von Buchführungsinhalten lässt sich dieser Satz etwas umformulieren: „Eine Visualisierung sagt mehr als 1.000 Zahlen.“ Das liegt daran, dass sich mit einer visuellen Darstellung ausgewählter Buchführungsdaten auch komplexe Zusammenhänge einfach veranschaulichen lassen. Ein Grund dafür ist die wissenschaftlich erwiesene Tatsache, dass das menschliche Gehirn evolutionär einfach besser darin ist, anschauliche Bilder als abstrakte Kolonnen von Zahlen zu interpretieren. Durch die Visualisierung der Buchhaltung – und hier vor allem der Finanzbuchhaltung – lassen sich zudem Tendenzen und Entwicklungen im Unternehmen bereits frühzeitig erkennen. Das gelingt besonders gut im Zusammenspiel mit einer zuvor vorgenommenen Verdichtung und Aggregation von ausgewählten Daten. Während sich Unternehmen, die auf die Möglichkeit der Visualisierung verzichten, oft im Dschungel der Zahlen verirren, können clevere Unternehmer, die geeignete Visualisierungstools zur Unterstützung von Entscheidungen nutzen. Speziell durch die optische Veranschaulichung buchhalterischer Daten aus aufeinander folgenden Zeitperioden lassen sich Entwicklungen und Tendenzen deutlicher und schneller erfassen. Das kann besonders bei Zahlen aus der Finanzbuchhaltung von existenzieller Wichtigkeit sein. Aber auch in anderen unternehmerischen Bereichen eröffnet die optische Aufbereitung von buchhalterischen Daten oft einen Vorsprung. Und Zeit ist – um eine weitere strapazierte Phrase zu gebrauchen – ja bekanntlich Geld.

Arten von Tools zur Visualisierung von buchhalterischen Daten

Viele Wege führen nicht nur nach Rom. Viele verschiedene Arten von Werkzeugen ermöglichen auch die Visualisierung der Buchhaltungsdaten. Was am besten geeignet ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang hier meiner Meinung nach:

• Bedürfnisse
• Budget
• Unternehmensgröße

Grundsätzlich lassen sich vier Arten von Tools unterscheiden, die durch unterschiedliche Vor- und Nachteile gekennzeichnet sind. Dabei handelt es sich um:

• Tabellenkalkulationsprogramme
• Datenvisualisierungstools
• Buchhaltungssoftware
• programmierte Lösungen

Visualisierung von Buchhaltungsdaten mit Excel & Co

Ganz egal, ob sie „Calc“, „Excel“, „Numbers“ oder noch anders heißen: Eine Tabellenkalkulationssoftware ist in so gut wie jedem Unternehmen im Einsatz. Das liegt auch daran, dass sich derartige Programme vielseitig nutzen lassen. Sie sind damit so etwas wie das digitale Schweizer Taschenmesser. Seit geraumer Zeiten bieten Tabellenkalkulationsprogramme auch die Möglichkeit, Daten zu visualisieren. Dementsprechend ist das auch mit den Zahlen aus der Buchhaltung möglich. Ein Vorteil sind dabei die geringen (zusätzlichen) Kosten. Denn die Software findet ja in der Regel ohnehin bereits im Unternehmen Verwendung. Zudem sind Mitarbeiter mit dieser Standardsoftwarelösung oft bereits bestens vertraut, sodass keine kostspieligen Schulungen notwendig sind. Allerdings sind die zur Wahl stehenden Visualisierungsoptionen oft eher rudimentär. Werden nicht vorgegebene Formulare verwendet, ist zudem zumindest bei der Einrichtung ein gewisser Aufwand erforderlich. Insgesamt eignet sich die visuelle Veranschaulichung von Buchführungsdaten durch Tabellenkalkulationsprogramme eher für kleinere Unternehmen mit einem geringen Budget, die keine zu ausgefallenen Bedürfnisse bei der Visualisierung haben. 

Veranschaulichung von buchhalterischen Zahlen mithilfe spezieller Software zur Datenvisualisierung

Warum zu einem Allroundtool greifen, wenn es spezialisierte Lösungen gibt? Spezialwerkzeuge zur Datenvisualisierung bieten besonders viele Optionen, um Zahlen visuell zu veranschaulichen. Als Ausgangsbasis können alle möglichen Daten – darunter natürlich auch Zahlen aus der Buchhaltung – dienen. Die Auswahl an Programmen ist so groß, dass es schwierig ist, allgemeingültige Aussagen zu treffen. Einige Lösungen sind gratis (Tableau Public), manche bieten bei Bedarf dazu noch kostenpflichtige Zusatzpakete (Plotly) oder kosten generell Geld (FusionCharts). Manche sind intuitiv bedienbar (Highcharts Cloud) oder lassen sich nur mit speziell geschulten Mitarbeitern oder Entwicklern nutzen (Chart.js). Dabei existieren zwar mehrere leistungsstarke Gratislösungen, wer als Unternehmer bei Problemen aber Wert auf Support legt, ist mit einer kostenpflichtigen Variante wahrscheinlich besser bedient.

Zudem sollte eine geeignete Schnittstelle zur genutzten Buchhaltungssoftware vorhanden sein, damit das aufwendige manuelle Einpflegen der Zahlen entfällt.

Visualisierung der Buchführungsdaten mit Buchhaltungsprogrammen

Der Funktionsumfang von Buchhaltungssoftware hat in den letzten Jahren fast kontinuierlich zugenommen. So gut wie alle Programme können Buchhaltungsdaten inzwischen auch visualisieren. Wie groß hier die Möglichkeiten sind, hängt allerdings von der jeweiligen Software bzw. der erworbenen Lizenz ab. Einige Buchhaltungslösungen können sogar mit Spezialprogrammen zur Datenvisualisierung mithalten. Weil es sich um eine einzige Software für Buchführung und visuelle Darstellung handelt, entfällt zudem die Schnittstellen- bzw. Datenübertragungsproblematik. Dafür stehen allerdings oft nicht besondere viele Visualisierungsoptionen zur Verfügung. Der Fokus der Software liegt häufig eher auf der Buchführung an sich. Wenn die Bedürfnisse von Unternehmern darüber hinausgehen, bieten sich als Alternative maßgeschneiderte Lösungen an.

Visualisierung von buchhalterischen Zahlen mithilfe dafür programmierter Lösungen

Wer keine Kompromisse bei der Visualisierung von Buchhaltungsdaten eingehen möchte, ist mit maßgeschneiderten Lösungen oft am besten bedient. Denn so lassen sich gezielt die individuellen Wünsche von Unternehmern erfüllen. Während viele andere Programme kostspielige Features enthalten, die das Unternehmen gar nicht nutzt, während andere dringend benötigte Funktionen fehlen, konzentrieren sich maßgeschneiderte Lösungen voll auf die jeweiligen Bedürfnisse. Allerdings sind für die professionelle Realisierung Programmierkenntnisse notwendig. Diese müssen Unternehmen in der Regel extern akquirieren, wodurch zusätzliche Ausgaben entstehen. Doch der Nutzen einer derartigen Investition ist oft höher als die Kosten. Als DATEV Buchhalter und studierter Programmierer realisiere ich für meine Kunden maßgeschneiderte Lösungen am häufigsten mithilfe der Scriptsprache Visual Basics for Applications (VBA). Damit kann ich in kurzer Zeit Visualisierungstools kreieren, die präzise auf die Wünsche und Bedürfnisse meiner Auftraggeber abgestimmt sind. Dank der einfachen Bedienbarkeit ist der Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern minimal oder entfällt sogar ganz. Sind zu einem späteren Zeitpunkt weitere Features erforderlich, lassen sich die von mir programmierten Tools problemlos erweitern und flexibel an sich verändernde Erfordernisse anpassen. Für mich persönlich ist die Visualisierung der Buchführung mithilfe von VBA-Tools deshalb in den meisten Fällen der Königsweg, wenn das zur Verfügung stehende Budget das irgendwie zulässt.

Hast du noch Fragen oder suchst du einen erfahrenen DATEV Buchhalter, der für dein Unternehmen die Visualisierung der Buchungsdaten – mit Fokus auf die besonders wichtige Finanzbuchhaltung – professionell und zuverlässig übernimmt? Dann nimm bitte unverbindlich mit mir Kontakt auf. Gerne erläutere ich dir, wie du von einer auf deine Bedürfnisse abgestimmten Datenvisualisierung ausgewählter buchhalterischer Zahlen profitieren kannst.