Buchhaltung braucht Zeit, das ist gar keine Frage. Ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung macht man nicht einfach so nebenbei. Du musst das Kassenbuch führen, Rechnungen schreiben, Lieferanten bezahlen, Belege sortieren, Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen, die Umsatzsteuer und den Jahresumsatz ermitteln, die Personalverrechnung erledigen und und und. Finanzbuchhaltung besteht nicht nur aus ein paar Buchungssätzen. Mit ihr analysierst du alle Zahlungsvorgänge deines Unternehmens. Sie umfasst die Lohn- und Gehaltsverrechnung, organisiert darüber hinaus das Mahnwesen und erstellt den Jahresabschluss sowie die Bilanz. 

Gerade Jungunternehmer und Start-ups unterschätzen häufig den mit einer ordentlichen Buchhaltung verbundenen Mehraufwand. Im stressigen Alltag gehen oft Belege verloren, bleiben Rechnungen liegen und schleichen sich andere Fehler ein, die dir wirklich viel Zeit, Geld und Nerven kosten können.

TIPP: Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für dein Unternehmen unerlässlich und benötigt dementsprechend Zeit. Wenn die Beschäftigung mit der Buchhaltung nicht unbedingt zu deinen bevorzugten Tätigkeiten gehört, solltest du dich mit der Frage beschäftigen, ob du die Buchführung nicht lieber in die Hände eines erfahrenen DATEV Buchhalters geben willst.

Als DATEV Buchhalter kommen mir in der Praxis häufig Tätigkeiten unter, mit denen Unternehmen viel Zeit in der Finanzbuchhaltung verschwenden. In meinem heutigen Blog zeige ich dir 5 typische Fehler, die wahre Zeitfresser sind und wie du sie vermeiden kannst.

1. Mangelhafte Ablage: ineffiziente Erfassung, Sortierung und Archivierung von Belegen

Meiner Erfahrung nach ist eine unorganisierte Ablage einer der größten Zeiträuber jeder Finanzbuchhaltung. Wenn du Rechnungen, Fahrkarten, Parkscheine, Quittungen, Kaufverträge und Spendenbescheinigungen ohne System sammelst, läufst du Gefahr den Überblick zu verlieren. Auch wenn die Versuchung groß ist, sämtliche Belege einfach willkürlich in einer Schublade oder den viel zitierten Schuhkarton zu horten, solltest du das möglichst vermeiden. Der Bearbeitungsaufwand für das Sichten, Sortieren und Erfassen des großen Zettelchaos ist um einiges höher als die vermeintlich zuvor eingesparte Zeit. Gibst du den ganzen Pack unsortiert deinem Steuerberater, muss dieser erst Ordnung hineinbringen, was wiederum viel Zeit braucht. Zeit, die dir natürlich in Rechnung gestellt wird. Darüber hinaus kannst du angefallene Kosten nur dann steuerlich geltend machen, wenn dir die erforderlichen Belege vorliegen. 

Besser ist es, die Belege während des Monats bereits geordnet zu sammeln. Hefte sämtliche Nachweise, getrennt nach geschäftlichen und privaten Ausgaben, in gesonderten Ordnern ab und sortiere sie chronologisch nach dem Rechnungsdatum. Bekanntermaßen musst du alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Da kann schon mal eine Menge Papier zusammenkommen, das du selbstverständlich auch irgendwo archivieren musst.

Einen bessere, weil effizientere und platzsparendere, Lösung wäre hier die digitale Buchhaltung. Mit einer automatisierten Belegerkennung kannst du alle wichtigen Daten aus Papierbelegen oder PDF-Dokumenten auslesen und sofort in einen Buchungsvorschlag zusammenführen. Je nach Buchhaltungssoftware kannst du die Daten per Knopfdruck direkt verbuchen, und zwar tagesaktuell. Damit verminderst du einerseits Buchungsfehler und sparst dir andererseits kostbare Zeit. Sämtliche Belege kannst du elektronisch archivieren, wodurch sie sich jederzeit leicht wiederfinden lassen. Damit sollten in Zukunft weder Belege doppelt bezahlt werden noch einfach verloren gehen. Zahllose Archivordner, die jahrelang in Regalen Staub ansammeln, gehören mit der digitalen Buchhaltung ebenfalls der Vergangenheit an.

2. Vernachlässigung ausständiger Rechnungen: kein automatischer Abgleich der offenen Posten in der Debitoren-Buchhaltung

Jeder Unternehmer freut sich, wenn das Geschäft gut läuft und die Umsätze steigen. Du schreibst eine Rechnung, die du an deinen Kunden schickst, der dann nur noch das Geld auf dein Konto überweisen muss. Was grundsätzlich gut und einfach klingt, benötigt jedoch ein wenig unternehmerische Planung. Es genügt nicht, wenn du lediglich eine Rechnung versendest und zum Tagesgeschäft übergehst. Ohne die Ehrlichkeit sowie Zahlungspünktlichkeit deiner Kunden in Frage stellen zu wollen, musst du die Zahlungseingänge auch überwachen. Vertrauen ist gut, doch Kontrolle ist besser. 

Manche Unternehmer führen diverse Excel-Listen der offenen Rechnungen und überprüfen diese alle paar Wochen auf Zahlungseingänge. Diese manuelle Überprüfung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. In der Praxis werden immer wieder offene Rechnungen übersehen und viel zu spät oder gar nicht gemahnt. Besser ist ein automatisierter Abgleich der Zahlungseingänge mit den offenen Posten in der Debitoren-Buchhaltung. Betreibe in jedem Fall ein aktives Forderungsmanagement, damit die Liquidität deines Unternehmens nicht leidet. Denn schließlich musst auch du deine Rechnungen bezahlen.

3. Falsche Kassenbuchführung

Gerade bei der Kassenführung schaut die Finanz gerne genauer hin, was bei Betriebsprüfungen immer wieder zu Nachzahlungen führt. Häufig wird die Kasse nicht täglich geführt, was schnell zu Fehlern führen kann. Ein- und Ausgänge werden erst im Nachhinein verbucht und die Kasse rutscht ins Minus, was jedoch nicht passieren darf. Du musst dich erst mühsam auf die Suche nach Belegen machen und bei Kollegen oder Mitarbeitern nachfragen. Diese zeitaufwendigen Aufgaben kannst du am besten mit Hilfe einer entsprechenden Buchhaltungssoftware vermeiden. Die Einträge des digitalen Kassenbuches werden sofort mit dem entsprechenden Beleg verknüpft, womit sämtliche Belege gleich ordnungsgemäß chronologisch erfasst und archiviert sind. Damit bist du auch bei einer möglichen Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

4. Personalverrechnung

Der Bereich der monatlichen Gehalts- und Lohnverrechnung ist sehr komplex und somit auch zeitintensiv. Besonders wenn es im Unternehmen keine komplizierten Dienstverhältnisse gibt, machen viele Unternehmer die Lohnverrechnung dennoch am liebsten selbst. Dieses sensible Aufgabengebiet unterliegt jedoch ständigen Änderungen, weshalb du dich – oder der zuständige Mitarbeiter sich – immer auf dem Laufenden halten musst. Die Aufgaben der Personalverrechnung sind überaus umfangreich und zeitaufwendig. Unter anderem fallen darunter:

• die Stammdatenverwaltung
• die Zeit- und Abwesenheitserfassung
• die Berechnung der verschiedenen Lohnarten
• die Kollektivvertragsverwaltung
• die Korrespondenz mit der Krankenkasse und dem Finanzamt
• die Diäten- und Reisekostenabrechnung und letztendlich
• die Überweisung der monatlichen Gehälter und Abgaben

Verfehlungen in diesem Bereich können mitunter gravierende Strafen nach sich ziehen. Auch aus diesem Grund lagern insbesondere Klein- und Mittelbetriebe die Personalverrechnung lieber aus und beauftragen einen externen DATEV Buchhalter mit der digitalen Gehaltsabrechnung. Das ist effizient und spart letztendlich neben Zeit auch Kosten. Denn der professionelle Personalverrechner weiß über aktuelle Gesetzesänderungen Bescheid und hält sich immer auf dem neuesten Stand. Durch das Outsourcing stellst du zudem sicher, dass alle abgabenrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Du musst dich nicht um die Korrespondenz mit der Krankenkasse, dem Finanzamt oder der Abgabenbehörde kümmern, sondern hast Zeit für dein Kerngeschäft.

5. Analoge Datenauswertung anstelle digitaler Reportings

Im alltäglichen Geschäftsbetrieb von Unternehmen erfolgt die Auswertung der Geschäftsdaten und Informationen in bestimmten zeitlichen Abständen. Die Ergebnisse werden meist in Monats-, Quartals- oder Jahresberichten erfasst. Dadurch lassen sich Abweichungen bestimmter Kennzahlen zu vorherigen Perioden einfach sichtbar machen. Auf Grundlage dieser betriebswirtschaftlichen Saldenlisten trifft das Management relevante Entscheidungen für den zukünftigen Geschäftsverlauf. Die manuellen Auswertungen haben allerdings den Nachteil, manchmal recht träge zu sein und erst ein verzögertes Handeln zu ermöglichen. 

Moderne Buchhaltungssoftware hingegen bietet dir eine dynamische Berichterstattung mit Echtzeit-Daten. Du nutzt die schnell verfügbaren Informationen für zeitnahe Entscheidungen. Mit Hilfe von Web-Interfaces oder Apps liegen dir tagesaktuelle Online-Auswertungen aller wichtigen Kennzahlen vor. Idealerweise ist die digitale Buchhaltung mit weiteren Systemen, wie dem Online-Shop, dem Banking oder ERP-Systemen, verknüpft.

Fazit: Wie du siehst, bietet die Buchhaltung für Unternehmer jede Menge Stolperfallen. Fehlende Organisation und das Nichteinhalten gesetzlicher Vorschriften kann zu ernsthaften Problemen führen. Methoden, wie das Sammeln von Belegen in einer Schachtel, kosten dich nicht nur Nerven und Zeit, sondern sind wirklich nicht mehr zeitgemäß. Nutze stattdessen die Möglichkeiten der Digitalisierung und erleichtere dir deine Finanzbuchhaltung mit smarten Tools. Sprich mich an, wenn du nähere Informationen aus der Praxis eines DATEV Buchhalters erhalten möchtest.